Certains outils de travail, communs à presque tous les secteurs d’activité, sont actuellement indispensables. Il ne s’agit pas toujours des appareils électroniques ou technologiques comme les ordinateurs. En effet, les outils en papier ont encore une grande place, et les carnets autocopiants en sont le parfait exemple. Voici comment ces derniers sont réellement utiles pour les professionnels.

Pour prendre et organiser ses commandes

Même s’il s’agit d’un instrument de travail que l’on rencontre tous les jours, il est nécessaire de définir un peu ce qu’est un carnet autocopiant. C’est en fait d’un bloc constitué de plusieurs liasses de 2 à 4 feuillets. Toutes les informations copiées sur la première couche de papier sont reproduites de manière automatique sur les 2 ou 3 autres. Il est vraiment utile à tout type de professionnels, surtout pour les services de restauration, les services de réparation, les fleuristes, etc. On y écrit ainsi les commandes des clients ou les services dont ils veulent bénéficier. Une copie pourra ainsi être utilisée par le prestataire pour référence ou pour les archives. L’autre sera remise au consommateur pour qu’il puisse aussi faire de potentiels recoupements.

Les liasses autocopiantes sont aussi utiles pour remettre des commandes à ses fournisseurs ou à d’autres partenaires B2B. Même s’il s’agit juste d’un simple bloc de plusieurs feuilles de papier, le carnet autocopiant est donc essentiel pour organiser le travail et pour homogénéiser ses processus de vente ou d’achat. Les feuillets ont une haute valeur administrative et aussi juridique. Par conséquent, il est nécessaire de les faire imprimer chez un professionnel en la matière. Par la même occasion, il sera possible de personnaliser son carnet, que ce soit en termes de format, de couleur, etc.

Pour faciliter la facturation

Les liasses des carnets autocopiants peuvent aussi servir pour facturer ses prestations ou ses ventes. On y mentionnera ainsi les quantités, les prix et toutes les mentions légales qui doivent apparaître sur une facture. Le but est toujours de garder trace des informations. Le client reçoit son feuillet pour justifier son paiement. Cela peut lui servir de preuve si besoin et surtout pour les réclamations en cas de défaillance du produit acheté. De son côté, l’entreprise conserve un ou plusieurs exemplaires pour d’éventuelles vérifications et pour les calculs comptables lorsque cela est nécessaire.

Certains professionnels favorisent l’utilisation d’un carnet bon d’intervention personnalisé pour certains de leurs services. Les liasses vont ainsi servir à rendre compte de toutes les spécificités du métier. C’est-à-dire que l’on pourra y compiler les opérations effectuées par le prestataire pour son client. Cela servira ensuite de référence pour faire la facturation finale. L’utilisation des carnets autocopiants permet de démontrer le professionnalisme d’une entreprise. Il est d’ailleurs souvent obligatoire de procurer des pièces justificatives de ce genre à ses partenaires. Outre les éléments classiques et indispensables qui doivent figurer sur ce genre de document, les entreprises impriment sur leurs liasses, leur logo et leurs coordonnées. C’est un support très utile pour se faire connaître et pour se forger une bonne image de marque.

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